Тревел-grant. Поддержка участия в научных мероприятиях.
Тревел-грант — это возможность посетить научное мероприятие, организованное внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.
Информационная справка:
Кто может подать заявку на Travel-грант?
На какие мероприятия можно поехать по Travel-гранту?
Какие лимиты финансирования поездки?
Какие расходы могут быть возмещены?
Важные документы:
Как подать заявку?
Подготовить документы:
1. Информационную справку Сведения о научном мероприятии: страна, город, место проведения, название
приглашающей организации; обоснование научного характера мероприятия
с приведением ссылок на сайт мероприятия и организации, осуществляющей
подготовку мероприятия.
2. Смету расходов Рассчитывается в рамках установленных лимитов. Общий запрашиваемый объем
(в свободной форме) финансирования не должен их превышать.
3. Оригинал или копию С указанием сроков и места проведения мероприятия и финансовых условий участия,
приглашения от организаторов а также сведений о включении представленного претендентом доклада в программу
научного мероприятия мероприятия с указанием автора, названия и типа доклада, аффилиации автора.
4. Полную программу научного Допускается представление предварительной программы научного мероприятия при
мероприятия наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт
научного мероприятия и т.п. с условием представления после поездки полной
программы или ссылки на ее размещение на сайте.
5. Текст выступления Презентация/тезисы на языке научного мероприятия. Постер, если планируется его
презентация.
6. Рекомендательное письмо Письмо должно содержать комментарии обосновывающее важность и полезность
научного руководителя участия в конкретном научном мероприятии.
(в свободной форме)
Заполнить информацию для подачи заявки:
Внимательно ознакомьтесь с комментариями к пунтам заявки!
Обращаем Ваше внимание!
Заявка подается не позднее, чем за 30 дней до планируемого участия в научном мероприятии.
Получить информацию о решении комиссии.
Какие этапы рассмотрения проходит заявка:
-
1. Проверка заявки на соответствие техническим критериям:
Секретарь Комиссии рассматривает заявку на соответствие техническим критериям: основание для подачи заявки на travel-грант; соответствие финансовых лимитов региону проведения научного мероприятия; наличие необходимого перечня документов и возможность их чтения; корректность заполнения данных.
Если заявка составлена корректно, то она отправляется на экспертизу.
В случае, если в заявке не хватает документов, или она заполнена неправильно, то секретарь может отдельно уточнить данную информацию у заявителя и попросить переподать заявку. -
2. Экспертное рассмотрение заявки:
Заявка рассматривается профильным экспертом, который оценивает уровень научного мероприятия и текст доклада заявителя, и дает рекомендации комиссии о поддержке или отказе.
-
3. Голосование комиссии:
Секретарь комиссии передает заявку и рекомендации профильного эксперта на голосование Комиссии. При подведении итогов секретарем комиссии составляется протокол. Выписка из протокола вместе с информацией о решении комиссии направляется заявителю по почте, указанной при подаче заявки.
Направить секретарю комиссии документы для приказа на Travel-грант:
Если комиссия приняла положительное решение по заявке, то секретарь конкурса подготавливает и запускает приказ "О направлении участника на научное мероприятие"
В ответ на письмо о результатах рассмотрения заявки участник направляет ответственному секретарю комиссии документы, подтверждающие фактические расходы на поездку: все имеющиеся билеты и подтвержденные документы на бронирование с указанием стоимости и дат.
Обращаем Ваше внимание!
Возмещение средств возможно, только в случае, если все расходы оплачиваются с личной карты участника.
Если оплата расходов будет производиться с карты другого человека (родственника или знакомого), то Управление бухгалтерского учета не сможет возместить расходы.
Принять участие в мероприятии.
Представьте свой доклад/ постер на научном мероприятии, получите обратную связь от коллег и экспертов.
В процессе поездкки сохраняйте все чеки, билеты, посадочные талоны, накладные и прочие документы, которые подтверждают фактические расходы в поездке.
Направить содержательный отчет о поездке по Travel-гранту:
В течение 10 рабочих дней с момента возвращения из поездки направьте отчет по итогам участия в мероприятии на почту studscience@hse.ru.
Перечень документов для содержательного отчета:
1. Итоговый текст, презентацию или постер выступления на мероприятии Формат Word/PDF/Power Point
2. Отзыв об итогах участия в мероприятии с фотографиями (при наличии) Формат Word/PDF
3. Сканы дипломов, грамот, сертификатов, благодарственных писем,
которые были выданы организаторами по итогу мероприятия Формат PDF
4. Заявление о возмещении расходов Формат Word
Предоставить финансовый отчет в Управление бухгалтерского учета.
Предоставить оригиналы и копии документов, подтверждающих фактические расходы в поездке
в Финансовую приемную по адресу: г. Москва, Кривоколенный пер., д. 3а, 4 этаж.
Перечень документов для финансового отчета:
1. Оригиналы/электронные версии проездных билетов
2. Распечатанные/электронные чеки-выписки с банка о затратах на оплату проезда/проживания/орг. взноса
3. Сканы дипломов, грамот, сертификатов, благодарственных писем, выданных организаторами мероприятии (при наличии) или
письмо-подтверждение от организаторов об участии в мероприятии с указанием дат проведения мероприятия. В формте PDF.
Ответы на финансовые вопросы
Перед покупкой билетов/бронированием номера в гостинице внимательно ознакомьтесь с Памяткой о возмещении расходов.
Для возмещения расходов за билеты на проезд пребывание в городе прибытия или промежуточных пунктах маршрута суммарно не должно превышать более одного дня до дня начала конференции и суммарно более одного дня после окончания конференции.
Возмещение расходов на проживание в гостинице возможно только в случае проживания в гостинице осуществляется исключительно в течение срока проведения конференции.
Условия возмещения расходов на поездки (проезд, проживание) регламентируются Положением НИУ ВШЭ о служебных командировках и сопровождающими документами. Необходимо учитывать Нормы суточных и проживания (по той же ссылке). Это относится и к сотрудникам, и к обучающимся.
Допускается проживание в стандартном однокомнатном (одноместном) номере в гостинице среднего разряда (3*, 4*).
По вопросам того, могут ли быть оплачены из средств гранта те или иные расходы, отличающиеся от стандартных требований, рекомендуется обращаться в Финансовую приемную НИУ ВШЭ (доб. номер 33333), с указанием источника финансирования - 41010ОБР.
Координатор
Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.